Föreningsskolan - Intro

Ordlista

Årsmöte

Det högsta beslutande organet i en förening. Årsmötet hålls en gång per år och alla medlemmar har rätt att delta, rösta och ställa upp i styrelsen.

Styrelse

En grupp människor som väljs av årsmötet för att leda föreningen. Styrelsen ansvarar för föreningens verksamhet och ekonomi.

Medlem

En person som har betalat medlemsavgift och därmed har rätt att delta i föreningens verksamhet och beslut.

Stadgar

Ett dokument som beskriver hur föreningen ska fungera. Stadgarna innehåller information om föreningens ändamål, medlemskap, styrelse och årsmöte.

 Kvalitet i förening

Dokumentet betonar vikten av att ha en tydlig vision och mål för föreningen, samt att regelbundet utvärdera och reflektera över föreningens arbete. Det innehåller också tips om hur man kan arbeta med feedback och kontinuerlig förbättring.

Dokumentet är indelat i flera delar, inklusive:

– Introduktion till kvalitetsarbete

– Hur man skapar en kvalitetsplan

– Hur man utvärderar och förbättrar kvaliteten

– Exempel på kvalitetsverktyg och metoder

Dokumentet är tänkt att vara en praktisk guide för föreningar som vill börja arbeta med kvalitetsutveckling.

Olika typer av föreningar

Det finns olika typer av föreningar, exempelvis:

Ideell förening

En ideell förening arbetar för sina medlemmars intressen genom en ideell verksamhet. Den får inte ha till syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att driva affärsmässig verksamhet. Ett ideellt syfte kan vara att verka för medlemmarnas rättigheter, intressen eller för allmännyttiga ändamål som till exempel genom att bedriva idrott. Föreningen är alltid öppen för nya medlemmar som delar föreningens målsättning. En ideell förening kan också bedriva näringsverksamhet och ändå vara ideell, om pengarna går tillbaka till exempelvis idrottsverksamheten.

Ekonomisk förening

Ekonomiska föreningar har syftet att arbeta för sina medlemmars ekonomiska intressen med en inriktad verksamhet. Det innebär att medlemmarna ska få ett ekonomiskt utbyte av att delta i föreningen. En ekonomisk förening betalar skatt om de går med ett vinstresultat. Det krävs minst tre medlemmar i föreningen. Både juridiska och fysiska personer kan vara medlemmar. Alla medlemmar betalar en medlemsinsats som kan vara från 1 krona och uppåt.

Skillnader mellan ideell och ekonomisk förening

Den största skillnaden mellan en ideell och en ekonomisk förening är att en ideell förening drivs av ett gemensamt intresse och alla pengar går tillbaka till verksamheten, medan en ekonomisk förening tillvaratar medlemmarnas ekonomiska intressen och kan göra vinstutdelning. En annan skillnad ur ett redovisningsperspektiv är att en ekonomisk förening alltid måste upprätta en årsredovisning oavsett hur stor verksamhet man har och ska skickas in till Bolagsverket. Ideella föreningar har istället möjligheten till att upprätta ett förenklat bokslut eller ett årsbokslut. Vilken man ska avsluta med beror på många olika faktorer såsom nettoomsättning men den vanligaste förekommande i ideella föreningar är förenklat årsbokslut som följer regelverk K1.

Styrelsemöten

Styrelsemöten är en viktig del av föreningens verksamhet, eftersom de ger styrelsen möjlighet att diskutera och fatta beslut om föreningens verksamhet. Det är vanligt att styrelsen träffas regelbundet, kanske en gång i månaden, för att diskutera aktuella frågor och planera för framtiden. Mötet kallas vanligtvis av ordföranden, som också förbereder en dagordning och skickar ut alla nödvändiga dokument till de andra styrelsemedlemmarna i god tid före mötet.

För att effektivt förvalta besluten från föreningens medlemmar och framgångsrikt leda föreningens verksamhet är det av yttersta vikt att styrelsen samlas regelbundet. Det kan vara lämpligt att arrangera styrelsemöten en gång i månaden. Ordföranden, som vanligtvis är den som kallar till mötet, bör sända ut en kallelse, en dagordning för mötet, och alla relevanta dokument relaterade till de ärenden som ska diskuteras. Detta bör skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet för att säkerställa att alla har tillräckligt med tid att förbereda sig.

Dagordning

En dagordning används för att effektivt organisera ett möte. Traditionellt är det ordföranden som fastställer dagordningen, beslutar vilka ärenden som ska diskuteras och i vilken ordning de ska behandlas. En typisk dagordning kan se ut enligt följande schema:

Mötets öppnande

Ordföranden hälsar alla deltagare välkomna och förklarar mötet öppnat.

Närvaro

Sekreteraren noterar vilka som deltar i mötet.

Val av justerare

Ordföranden frågar mötet om vem som ska justera protokollet, ofta med ett förslag från sekreteraren.

Godkännande av dagordning

Ordföranden frågar om dagordningen kan godkännas eller om det finns punkter som behöver läggas till eller tas bort.

Senaste mötesprotokoll

Ordföranden går igenom protokollet från det senaste mötet och kontrollerar att alla beslutade åtgärder har genomförts.

Mötesfrågor

Aktuella frågor diskuteras under lämpliga rubriker eller punkter. Det är under dessa punkter som mötets huvudinnehåll, inklusive diskussioner och beslut kring aktuella frågor, framkommer.

Övriga frågor

Eventuella frågor som har tillkommit under mötets gång diskuteras under denna punkt.

Mötets avslutning

Ordföranden påminner om tid och plats för nästa styrelsemöte innan han eller hon tackar för deltagandet och förklarar mötet avslutat.

För att skapa större möjligheter för alla att känna sig engagerade och ha inflytande över mötet, läs mer under rubriken Inkluderande möten.

Protokoll

Att förda protokoll är en viktig del av föreningens transparens och ansvar. Det hjälper föreningens medlemmar att hålla sig uppdaterade om vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Det är också en viktig del av styrelsens arbete eftersom det tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvarsområden har fördelats.

Traditionellt sett är det sekreterarens ansvar att förda protokoll.

Konstituerande möte

Efter att årsmötet har valt en ny styrelse, hålls ett konstituerande möte där styrelsen bestämmer vilka roller de olika medlemmarna ska ha. Detta kan inkludera att utse en ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör, samt att bestämma vilka medlemmar som ska ha rätt att teckna föreningens firma. Efter mötet skrivs ett protokoll som dokumenterar vilka beslut som fattades. Ett utdrag ur protokollet, som visar vem eller vilka som har rätt att teckna föreningens firma, ska sedan lämnas till banken eller plusgirot.

Möten

Syftet med möten

Mötet kan ha syftet att informera om något som påverkar verksamheten, samråda kring en viss fråga, eller diskutera och ta beslut i olika ärenden som påverkar föreningens organisation och verksamhet. Det är viktigt att alla deltagare är medvetna om vad syftet med mötet är för att kunna delta aktivt.

Dagordning och Kallelse

För att alla deltagare ska förstå vad mötet syftar till och kunna förbereda sig inför mötet är det viktigt att de får ta del av en dagordning. Den som är sammankallande för mötet har ansvar för att alla deltagare får en kallelse där det står vilka som är inbjudna att delta på mötet, var mötet ska äga rum och vilken tid mötet börjar och avslutas.

Protokoll

Protokoll ska alltid föras vid styrelsesammanträden och årsmöten. Protokollet ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet, vilka som varit närvarande, en punkt för varje ärende och de beslut som fattats. Protokollet ska visa om någon ledamot varit frånvarande under någon punkt. Har omröstning skett ska det anges hur rösterna fördelat sig. Reservation mot beslut ska anges i protokollet.

Arkivering

Protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt. Att arkivera föreningens protokoll och andra handlingar kan vara lämpligt.

Ekonomi

Budget

En budget är en plan över föreningens inkomster och utgifter. Den hjälper till att hålla koll på föreningens ekonomi och gör det möjligt att planera för framtiden.

Bokföring

Bokföring är ett system för att hålla reda på föreningens ekonomiska transaktioner. Den hjälper till att skapa en överblick över föreningens ekonomiska situation och är nödvändig för att uppfylla lagkrav.

Årsredovisning

En årsredovisning är en sammanställning av föreningens ekonomiska aktiviteter under det gångna året. Den innehåller bland annat en resultaträkning, en balansräkning och en verksamhetsberättelse.

Revision

Revision är en granskning av föreningens ekonomiska hantering. Syftet är att kontrollera att bokföringen och årsredovisningen är korrekta och att föreningens medel har använts på ett ändamålsenligt sätt.

Anställda

Anställningsavtal

Ett anställningsavtal är ett avtal mellan arbetsgivaren (föreningen) och arbetstagaren (den anställda). Det reglerar villkoren för anställningen, som arbetstid, lön, semester och uppsägningstid.

Arbetsmiljö

Arbetsmiljön är de fysiska och psykiska förhållanden som arbetstagaren arbetar under. Arbetsgivaren har ett ansvar att se till att arbetsmiljön är säker och hälsosam.

Lön och förmåner

Lön är den ersättning som arbetstagaren får för sitt arbete. Förmåner kan vara till exempel tjänstepension, sjukvårdsförsäkring eller friskvårdsbidrag.

Arbetsrätt

Arbetsrätten är de lagar och regler som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Den innehåller bestämmelser om bland annat anställningsskydd, arbetstid och semester.

Övrigt

Utbildning för styrelsemedlemmar

För att säkerställa att styrelsemedlemmarna är väl rustade för att utföra sina uppgifter, är det viktigt att de får tillgång till relevant utbildning. Denna utbildning kan omfatta en rad olika ämnen, från grundläggande kunskap om föreningsarbete till mer specialiserade områden som ekonomisk förvaltning, ledarskapstekniker och juridiska aspekter av föreningsarbete. Utbildningen kan levereras i olika format, inklusive kurser, seminarier och konferenser, eller genom självstudier med hjälp av böcker och online-resurser.

Planering och genomförande av årsmöten

Årsmötet är en central del av en förenings verksamhet, eftersom det är här som medlemmarna får möjlighet att påverka föreningens riktning och beslut. För att säkerställa att årsmötet går smidigt, är det viktigt att det planeras noggrant. Detta innebär att skicka ut kallelser till medlemmarna i god tid, förbereda en dagordning som tydligt anger vilka punkter som ska diskuteras, och se till att alla nödvändiga dokument, som årsredovisningar och revisionsrapporter, är tillgängliga för medlemmarna. Efter mötet ska ett protokoll skrivas som ger en officiell redogörelse för vad som diskuterades och beslutades under mötet.

Att lämna styrelsen

Om en styrelsemedlem behöver avgå från sin position under mandatperioden, är det viktigt att detta hanteras på ett korrekt sätt. Styrelsemedlemmen bör meddela styrelsen om sitt beslut, och styrelsen bör sedan avgöra om de fortfarande kan fungera effektivt med det minskade antalet medlemmar. Om styrelsen inte längre har tillräckligt med medlemmar för att vara beslutsmässig, bör ett extra årsmöte kallas för att välja nya styrelsemedlemmar.

Bildande och Registrering av en Ideell Förening

För att bilda en ideell förening krävs minst tre personer, och föreningen måste ha klart definierade stadgar och en styrelse. Registrering av ideella föreningar sker hos Skatteverket.

Näringsverksamhet inom en Ideell Förening

En ideell förening kan bedriva näringsverksamhet, så länge intäkterna återinvesteras i föreningen. I vissa fall kan det vara lämpligt att bedriva en del av verksamheten i ett separat bolag för att skilja den ideella verksamheten från affärsverksamheten.